A terceirização de portaria entrega um padrão de qualidade e segurança muito superior à portaria orgânica, agrega competência, confiabilidade, além de oferecer um benefício financeiro incontestável. Tenha o melhor da portaria terceirizada aqui.
De maneira resumida, a segurança do negócio começa no acesso principal com um serviço de portaria para manter o controle de entradas e saídas do local com capacitação e qualidade.
Porém, estar à frente de uma portaria não é tão simples assim e a terceirização de portaria supre essa necessidade desde que você acerte na escolha da empresa de porteiro e controlador de acesso.
Quais são as maiores vantagens na terceirização de portaria?
Por que ter uma portaria terceirizada ao invés de apenas contratar um porteiro?
Conheça agora tudo o que envolve a terceirização de portaria e porque ela pode ser a melhor opção para você.
Você vai encontrar neste artigo:
O que é a terceirização de portaria?
A terceirização de portarias é uma estratégia eficiente de segurança e otimização de processos. Uma empresa especializada é contratada com a responsabilidade de cuidar da portaria, controlar os acessos e manter a ordem.
Para garantir a capacitação e qualidade a portaria terceirizada tem a responsabilidade de contratar e treinar a equipe para seguir todos os procedimentos necessários à segurança sem interferir na rotina do local.
Quais serviços são prestados na terceirização de portaria?
A portaria terceirizada fornecerá qualificação para as seguintes atividades:
- Recepcionar visitantes, fornecedores, funcionários e prestadores de serviços;
- Fazer cadastro e encaminhar pessoas aos seus destinos;
- Controle de acessos (este é um ponto crucial, falaremos dele adiante);
- Controle de entradas e saídas de materiais;
- Fornecer informações;
- Atendimento telefônico interno e externo;
- Conter aglomerações nos acessos do local;
- Recepcionar e distribuir correspondências;
- Fazer o monitoramento;
- Zelar pela ordem e até em grande parte da segurança do local.
Essas são as funções básicas executadas e para isso os procedimentos devem ser elaborados e implementados de acordo com a necessidade e grau de risco de cada local.
Aliás, os riscos em uma portaria devem ser regularmente avaliados, isto é, segurança preventiva para garantir a ótima qualidade na terceirização de portaria.
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Por que investir em terceirização de portaria ao invés de contratar alguém para a função?
Claro que poderíamos, de cara, te falar todos os ótimos benefícios que a terceirização de portaria entrega, mas antes analise essas 4 perguntas dentro do cenário do local de serviço de portaria:
- Seu empreendimento e arredores pode estar desprotegido comprometendo a segurança de pessoas, patrimônio e processos do negócio?
- Em seu negócio é preciso buscar meios de economizar nas despesas operacionais?
- Há vulnerabilidades no controle do fluxo de pessoas e materiais que entram e saem?
- Existe a necessidade de uma equipe de portaria mais atenta e com rigor na execução dos procedimentos?
Estas são questões que determinam a implantação de portaria terceirizada de alta qualidade, uma empresa de porteiro e controlador de acesso com Certificação de qualidade ISO 9001 pode ajudar e muito aqui.
Quais as maiores vantagens em optar pela terceirização de portaria?
Vamos saber quais são os principais benefícios da portaria terceirizada e falar um pouco sobre cada um:
- Mais segurança, organização e tranquilidade;
- Profissionais mais qualificados na terceirização de portaria;
- Procedimentos adequados à necessidade do cliente;
- Trabalho supervisionado e presença constante no cliente;
- Substituições imediatas com a portaria terceirizada;
- Menos preocupações e burocracia;
- Redução de custos com a terceirização de portaria;
- Garantia de maior segurança.
Mais segurança, organização e tranquilidade
A melhora significativa na segurança do local é o foco na terceirização de portaria.
Uma das principais funções do serviço de portaria é o monitoramento e o controle de entradas e saídas. E mais, a presença do porteiro controlador de acesso por si só já é um inibidor para pessoas más intencionadas.
Entenda que, a maior parte das ocorrências podem ser impedidas por procedimentos de prevenção e monitoramento.
Assim, o porteiro na portaria terceirizada é o apoio fundamental da segurança patrimonial e dos órgãos de polícia. São seus olhos treinados e atentos que farão a diferença entre uma suspeita e a ocorrência de fato.
Profissionais mais qualificados na terceirização de portaria
Para uma empresa séria e comprometida com seus clientes, a boa qualidade dos serviços de portaria terceirizada é mandatória e inegociável.
Isso significa que o serviço prestado é substancialmente mais qualificado por contar com profissionais treinados e frequentemente submetidos a reciclagens.
Além de rigorosos critérios de seleção e contratação, que devem atender ao perfil de cada cliente.
Procedimentos adequados à necessidade do cliente
Sim, personalização, ou seja, as instruções de trabalho e padrões de segurança são similares, porém, as necessidades variam conforme cada empreendimento.
Uma ótima terceirização de portaria, pode avaliar toda a necessidade dos procedimentos, além da análise do risco que garante mais proteção, segurança preventiva e otimização das operações.
Resumindo, é preciso fazer um levantamento e conhecer de perto os problemas que estão deixando sua portaria vulnerável.
Trabalho supervisionado e presença constante no cliente
A supervisão do serviço de portaria é fundamental na alta qualidade das atividades e na garantia de satisfação do cliente. O supervisor tem que estar PRESENTE.
Os supervisores não só fiscalizam, mas avaliam a execução, orientam, treinam, dão soluções e implementam melhorias continuamente. O objetivo é assegurar uma boa comunicação entre as partes e um serviço de excelência.
Quer um ótimo exemplo? Os serviços do Grupo Iron em Campinas tem uma das melhores avaliações.
Substituições imediatas com a portaria terceirizada
É normal acontecerem imprevistos e o funcionário se ausentar sem uma combinação prévia, por doença, motivos pessoais etc. Do mesmo modo, acontecem outras situações como férias anuais ou uma inesperada demissão.
Certamente, qualquer motivo é prejudicial à operação, pois contamos com o serviço de portaria para que o local não fique desprotegido, e na maioria das vezes não há recurso para suprir no caso da portaria orgânica.
Porém, a portaria terceirizada garante a substituição imediata prevista em contrato, sem custos adicionais ou qualquer queda na qualidade do serviço.
Menos preocupações e burocracia
Além de questões econômicas, muitas empresas acabam abrindo mão de certos serviços pelo tamanho da burocracia.
É verdade. Veja a contratação pela CLT.
Ocorre que, com o alto custo de manutenção de um funcionário, dado a quantidade de impostos, a burocracia trabalhista não ajuda em nada, isso sem contar o risco de processos trabalhistas indevidos.
Com a terceirização de portaria, a empresa contratada se responsabiliza por todo o processo de seleção e contratação, assim como a gestão e pagamentos, deixando o contratante livre para investir esforços em seu core business.
Redução de custos com a terceirização de portaria
Além de burocrática, a manutenção de uma folha de pagamento tem custo elevado. Isso sem contar benefícios e rescisões de contrato. A terceirização de portaria também é uma estratégia financeira de economia e segurança.
A terceirização de portaria, como responsável pela contratação e gestão dos funcionários alocados, é também responsável pelos pagamentos de salários e encargos.
Além disso, com um processo organizado e funcionando, vários outros custos acabam sendo eliminados, já que um dos efeitos da otimização é a economia.
Garantia de segurança
Dentre as vantagens da terceirização de portaria, um controle de acesso eficiente é a melhor delas.
Entenda que o controle de entradas e saídas é crucial para a segurança patrimonial e das pessoas que fazem parte dele.
Para ter um controle de acessos realmente eficiente é preciso contar com profissionais qualificados e, o que é garantido por uma empresa de portaria.
Além de disponibilizar conhecimento avançado, uma boa terceirização de portaria elabora e implementa, junto com o contratante, procedimentos de segurança e prevenção com ações cumpridas com o rigor necessário.
O que é controle de acessos?
O controle de acessos é um sistema de identificação, autorização, bloqueio, e gerenciamento do fluxo de pessoas, informações ou objetos. Ele é o pilar do serviço de portaria.
Por que o controle de acesso é tão importante?
A importância do controle de acessos é que a partir dele a forma de acesso ao local passa a seguir regras e procedimentos e sem essa padronização, a segurança estaria comprometida.
Quais os tipos de controle de acessos
O controle de acesso pode ser feito de duas maneiras: físico e digital.
Controle de acessos físico
Este tipo de controle de acessos necessita da exclusiva execução e controle feitos por um profissional e se baseia em barreiras físicas.
São característicos do controle de acesso físico:
- Cancelas;
- Catracas;
- Portões;
- Cercas;
- Grades;
- Fechaduras;
- Porteiro.
A função do porteiro é fazer a verificação e cadastro do visitante, liberar o acesso conforme autorização e controlar o fluxo de entradas e saídas, e claro garantir a ordem do local.
Lembre que quedas de energia ou sistema podem incorrer no uso de formulário físico, para ajudar baixe um de nossos materiais mais completos:
Controle de acessos digital
O controle de acessos digital, por sua vez, contará com as barreiras físicas, mas alguns recursos tecnológicos serão empregados. São eles:
- Biometria;
- Utilização de senha ou acesso por ID;
- Reconhecimento facial ou vocal;
- Leitura ocular;
- Cartão ou TAG de acesso;
Embora este seja um controle digital, essa modalidade não exclui as funções do porteiro, que é responsável por monitorar e liberar ou bloquear acessos.
Porém, o porteiro controlador de acessos está geralmente em uma central, de onde faz as funções de maneira remota.
Quais as diferenças entre controle de acessos físico e digital?
Ao avaliar as diferenças entre os dois tipos de controle de acessos precisa-se considerar alguns fatores:
- Ambiente;
- Tipo de empreendimento;
- Necessidade.
Para os dois sistemas as barreiras utilizadas são basicamente as mesmas. Entretanto, o que os diferencia é a maneira de controlar as entradas e saídas. Ou seja, com ou sem a expertise da terceirização de portaria.
De que forma controlar os acessos impede ameaças?
Um controle de acessos pode mesmo impedir ameaças? A resposta é sim.
De acordo com dados da Polícia Civil, grande parte das ameaças podem ser evitadas com prevenção, e ainda, a maior parte das que se realizaram, foram por descuido ou desconhecimento.
A estratégia de terceirização de portaria com uma ótima empresa especializada é a garantia de proteção por meios legítimos, eficientes e totalmente seguros.
6 dicas de como contratar um bom serviço de terceirização de portaria
Agora que você já conhece como funciona a terceirização de portaria, o porquê ela é indispensável à segurança do local e os principais benefícios, chegou o momento de saber como encontrar uma boa empresa.
Confira os 6 passos para uma contratação de portaria terceirizada sem erros:
1. Pesquise e peça indicações
Comece com uma boa pesquisa na internet e selecione algumas. Verifique sites de reclamações, associações, e avaliações em sites de busca, etc.
Faça uma lista dos pontos fortes e compare. A partir da sua lista, procure colegas ou parceiros, verifique se eles conhecem as empresas selecionadas, ou peça indicações das que eles utilizam.
2. Avalie o reconhecimento e credibilidade
Verifique como a empresa de terceirização de portaria é vista no mercado, tempo de experiência e métodos de trabalho.
É importante também, conhecer a sede da empresa, sua estrutura física e tecnológica e verificar como funcionam os processos de qualificação e reciclagem de profissionais.
3. Busque certificações de qualidade
Pode acreditar, isso não é supérfluo.
Trabalhar com uma empresa de terceirização de portaria que não é certificada por selos de qualidade como o ISO 9001, as chances de falhas no processo não são poucas.
4. Avalie o preço
Um dos principais benefícios da terceirização de portaria é a economia.
Porém, é preciso ter cautela com preços abaixo da média praticada. Entenda que, apesar de gerar economia, existe um valor justo a ser cobrado, levando em conta o custo dos profissionais e a experiência da empresa.
Solicite a abertura dos custos que compõem o valor da proposta e avalie. O barato pode sair caro, muito caro; pense no custo da responsabilidade subsidiária trabalhista e outras indenizações.
5. Solicite referências e certidões negativas
Peça referências aos principais clientes e fornecedores da empresa de portaria terceirizada, mas lembre-se: ninguém indica quem vai falar mal, questione mesmo!
Solicite também certidões negativas tributárias e trabalhistas, e verifique a situação da empresa de portaria junto a União.
6. Avalie o atendimento e os termos de contrato
Após os primeiros contatos e a proposta feita, avalie sua experiência com a empresa até ali. Observe a prontidão das respostas e quão abertos são à esclarecimentos.
Analise o contrato com cuidado. Verifique se abrange a totalidade de suas necessidades e das condições da empresa de portaria.
Certifique-se de que todos os serviços contratados estão listados, materiais, equipamentos, vigência, cláusulas de rescisão e pagamento.
E não hesite em questionar qualquer ponto que não lhe pareça claro.
Preze pela transparência. Se tudo está esclarecido e de acordo entre as partes, é seguir em frente com a terceirização de portaria. Sucesso!
A importância de trabalhar com o Grupo Iron
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