Serviços de recepção terceirizados são cada vez mais buscados por diferentes segmentos do mercado e não é à toa. Este modelo de contratação traz diferentes vantagens que o torna a melhor solução para quem procura aliar qualidade e economia. Entenda mais sobre os serviços e os seus benefícios agora!
Serviços de recepção são de importância elevada para condomínios, indústrias e outros setores do mercado. A razão é que é indispensável ter um profissional para dar atendimento ao público do local como fornecedores, visitantes e outros.
Diante da necessidade dos serviços de recepção, administradores e síndicos nas regiões de Campinas e Jundiaí têm como tarefa achar o profissional mais qualificado para as demandas do ambiente, e isso não é um trabalho simples.
Por isso, a procura por uma empresa terceirizada de recepcionista tem sido cada vez mais recorrente por gestores, já que por meio da contratação há mais rapidez no processo. Isso possibilita ter mais foco em outras preocupações.
Além do benefício da agilidade, os serviços de recepção englobam outras facilidades que você vai conhecer neste post.
Você vai encontrar neste artigo:
Diferenças entre serviços de recepção e portaria
Muitos administradores e síndicos na hora de contratar uma empresa terceirizada de recepcionista em Campinas ou Jundiaí têm dúvida se a função abrange também as atribuições de portaria.
Por isso, vamos esclarecer aqui as diferenças entre serviços de recepção e serviços de portaria para que você, no momento de contratar, não tenha mais essa dúvida. Vamos lá!
Os serviços de recepção têm como demandas a realização de funções de atendimento ao público tanto presencial como por telefone, anotando recados e transferindo ligações.
Atribuições principais para os serviços de recepcionista
A gama de serviços prestados por um recepcionista é enorme e pode se adequar perfeitamente para atender com qualidade a muitas necessidades da sua empresa.
Uma empresa de serviços de recepção de renome e experiência fará um ótimo planejamento de tarefas do interesse de seus clientes e através de um checklist funcional treinará um bom profissional de recepção.
Veja algumas atribuições que podem ser muito úteis a você:
- Informar, orientar e conduzir por trajetos físicos o público interno e externo;
- Organizar, protocolar e fazer arquivamentos;
- Anunciar, filtrar ligações e fazer agendamentos os mais diversos;
- Manter o local de trabalho sempre limpo e organizado.
O perfil da função de recepcionista
Quanto ao perfil do serviço de recepcionista é importante procurar por:
- Educação exemplar, paciência, e controle emocional;
- Um sorriso no rosto e disponibilidade só trarão lucros para sua empresa ou condomínio;
- Ter flexibilidade, clareza de ideias e saber ouvir com atenção para poder dar informações precisas desembaraçando com rapidez possíveis filas de atendimento;
- Boa comunicação escrita e verbal, saber manter sigilo de informações e trabalhar com objetividade não perdendo o foco da situação.
No caso dos serviços de portaria, embora também tenham a tarefa de receber visitantes e outros públicos, o porteiro controlador de acesso tem como função principal realizar o controle e monitoramento do fluxo.
E isso não é apenas de pessoas, mas também de veículos e neste caso é importante conhecer os problemas que podem deixar sua portaria vulnerável.
Por que a recepção terceirizada melhora a imagem do local?
Quem opta por contratar uma empresa de recepcionista de alta credibilidade como a do Grupo Iron, conta com profissionais treinados. Essa questão faz toda a diferença na qualidade do atendimento ao público.
Desta forma, contratar uma recepção terceirizada é investir na melhora da imagem do local perante o público, que terá um profissional capacitado a solucionar dúvidas e dar um tratamento gentil (aqui o treinamento da equipe de recepção faz toda a diferença).
Além disso, profissionais de recepção ajudam o administrador a ter mais organização e melhores rotinas no dia a dia do local.
O que inclui os serviços de recepção?
Ao contratar uma empresa terceirizada de recepcionista, seja para apenas recepção ou também portaria, estão inclusos tudo o que os profissionais precisam como:
- Uniformes;
- Rádios comunicadores;
- Presença com supervisão ativa apoiando a equipe operacional, além do estreito contato com o cliente;
- Substituição do profissional ausente.
Como há inclusão de uniformes e aparelhos de comunicação, quem investe na terceirização de recepção obtém uma boa economia e mais tempo para cuidar das prioridades de seu negócio.
A presença constante de supervisores e gestores operacionais é um grande diferencial de qualidade que não pode deixar de ser bem avaliado na sua contratação de serviços de portaria e recepção.
Qualidade é mesmo muito importante, mas será que empresas de serviços de recepção com ISO 9001 têm mesmo mais vantagens a oferecer ao seu negócio? Este é outro ponto sensível a se entender melhor.
Isso não é tudo, a substituição do profissional é uma segurança para o local bem como é uma tranquilidade a mais para síndicos e administradores.
Sendo assim, a terceirização da recepção é uma solução no que tange a questões práticas do dia a dia como também referente a aspectos financeiros.
Como a terceirização de recepção otimiza o tempo
Além da vantagem da rapidez de ter um ou mais profissionais de recepção, há outras facilidades que a terceirização de recepção oferece.
Uma empresa terceirizada de recepcionista qualificada está sempre analisando a performance da equipe entregando ações preventivas, reciclagens e aprimoramento contínuo fazendo com que haja redução de erros operacionais.
Outra facilidade promovida pelo serviço de recepção terceirizada é a medição dos resultados do serviço prestado, se a empresa prestadora não mede sua entrega e não dá feedback o cliente fica no escuro.
E sem dúvida a empresa de serviço de recepção e portaria deve fazer uma avaliação mensal e presencial dos serviços em conjunto com o cliente, trata-se de uma análise detalhada do andamento do trabalho realizado.
Com estas facilidades, o administrador tem o serviço prestado fluindo com muito mais qualidade e muito poucos problemas.
Por que contratar recepção e portaria?
Como você leu no primeiro tópico e pode aprender, a recepção e a portaria são serviços complementares e essenciais para edificações que prezam pela segurança e qualidade no atendimento, certo?
Portanto, contratar a recepção e portaria, é certamente ter um processo de atendimento completo a visitantes, funcionários, prestadores de serviços e outros. Juntos eles promovem uma imagem de organização como trazem mais segurança e comodidade ao dia a dia.
Além do mais, quem escolhe terceirizar a recepção e também a portaria diminui substancialmente os custos, já que serão eliminados encargos trabalhistas.
Mais que economizar, condomínios e empresas que optam pela contratação terceirizada de recepção podem não ter mais a preocupação de problemas futuros de relações de trabalho. Mas para isso é preciso:
Prevenir-se da responsabilidade subsidiária do inadimplemento de obrigações trabalhistas por parte da empresa de recepção, assim exija:
- Comprovante de recolhimento de FGTS e INSS nominal dos funcionários prestadores em seu estabelecimento;
- É seu direito também solicitar extratos de deposito de FGTS.
Algumas ações devem ser levadas a sério se você quer contratar serviços de recepção e portaria:
- Certifique-se que a empresa de recepção entregará a melhor solução para as suas necessidades;
- Exija a planilha de custos aberta identificando salários, taxa administrativa, lucro, encargos, benefícios, impostos e equipamentos;
- Pesquise sobre o histórico, busque indicações e solicite certidões negativas.
Veja aqui a lista completa para saber se a empresa de facilities vende o que diz ser e lembre de ter todas as responsabilidades muito definidas e estabelecidas em um contrato eficaz para ambas as partes.
Quem terceiriza serviços de portaria e recepção garante personalização
Mais uma vantagem do hall de benefícios que uma empresa de recepção terceirizada em Campinas e Jundiaí pode oferecer tendo reconhecimento no mercado é a customização dos serviços tanto de recepção como de portaria.
Mas, o que significa uma recepção terceirizada personalizada? A customização é nada mais que ter os serviços executados sob medida. Ou seja, cada profissional é treinado para atender especificamente as necessidades daquele cliente.
Desta forma, é garantido que os serviços de recepção e portaria estarão em conformidade com cultura e procedimentos operacionais do ambiente.
É fácil contratar serviço de recepção terceirizada?
Sim! O processo de contratação é bem prático, o que para administradores é mais um benefício em termos de otimização do tempo.
Além disso, o contrato é geralmente flexível, no qual o contratante pode escolher o número de profissionais de portaria e outros em Campinas, Jundiaí e região.
Mas isso não é tudo, saiba também identificar os principais e sérios problemas que você pode ter com um controle de acesso na portaria e recepção de sua empresa ou condomínio.
Grupo Iron: excelência em serviços de recepção
Neste post, você pode conferir como a terceirização de serviços essenciais, como portaria e recepção, é um investimento que vale a pena.
Isso porque, mostramos que os serviços são sob medida, incluem diferentes finalidades econômicas e práticas, são uma opção que melhora a imagem do local, como otimizam o tempo e como é simples contratar.
O Grupo Iron atendendo há quase 30 anos com serviços de recepção e portaria de alta qualidade é uma das melhores opções de empresas de segurança, portaria, limpeza em Campinas e Jundiaí.
Os altos níveis de fidelização de nossos clientes e os ótimos resultados de nosso trabalho são efetivamente comprovados neste link:
O Grupo Iron tem Certificação de Qualidade ISO 9001 desde 2002 e entrega ao seu negócio total transparência na execução operacional, nos relacionamentos e na idoneidade, além da certificação ISO 45001.
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