Erros em portarias existem, mas saber como eliminar de vez, ou ao menos saber os que mais colocam as pessoas em risco, é fundamental. Contar com uma portaria de condomínio que não cometa erros graves é o sonho de muitos síndicos e moradores. Mas, por vezes, os piores erros estão bem à nossa frente e não nos atentamos a eles, bom mesmo é ter um checklist dos erros mais impactantes na portaria condominial.
Muito se fala sobre os erros da portaria de condomínio, porém, acredite, é difícil acabar com certas “teimosias” ou mesmo a falta de conhecimento do porteiro de condomínio. Mas, o foco aqui, sem dúvida, deve ser a segurança.
Neste artigo mostraremos os principais erros que devem ser evitados em uma portaria de condomínio.
Convém lembrar que o porteiro de condomínio é o personagem essencial para a segurança de todos ao cumprir as regras da portaria de condomínio com rigor, além de, é claro, a informatização e tecnologias de CFTV de uma portaria.
É provável que, aqui, você identifique alguns destes problemas dentro do seu condomínio, o que já é um bom começo.
E com isso, o nosso objetivo neste post não é discorrer profundamente sobre cada um deles, mas sim, tentar listar todos aqueles que mais impactam na rotina e na segurança da portaria de condomínio.
Você poderá aproveitar todos os links que vamos sugerir para encontrar a melhor solução para os seus problemas na portaria de seu prédio ou condomínio horizontal.
Tenha uma boa leitura e aproveite as dicas!
Você vai encontrar neste artigo:
Os 21 erros mais graves em uma portaria de condomínio
Muitas das invasões em condomínios ocorrem pelos acessos principais como a garagem ou o acesso de pedestres.
E acredite, esse tipo de crime não é de improviso. Tudo foi premeditado conforme observação prévia dos criminosos para saber como conduzir a ação.
Sabe por que isso acontece?
De maneira geral os erros da portaria de condomínio acontecem por falhas na estrutura física e operacional, negligência e desatenção de moradores e funcionários.
Muitos desses erros são tão banais, que até poderíamos nos perguntar “por que algo assim continua acontecendo?!”, mas o fato é que enquanto não houver uma estruturação adequada, o condomínio continuará em risco constante.
Primeiramente, tenha em mente que a portaria é o acesso principal com grande fluxo de pessoas diariamente, portanto, um grande ponto de atenção.
E neste caso, o controle de acesso de portaria, tanto o sistema como os procedimentos bem analisados, são impactantes para a segurança.
Claro que, podem existir diferenças entre condomínios verticais e horizontais, mas no geral, os riscos não escolhem posições, e sim facilitação à sua entrada.
Agora vamos aos erros onde precisamos ter “olhos de águia”.
1. Autorizar a entrada de visitantes sem identificação
Erros no controle de acesso de portaria de condomínio são os mais comuns, e dos que mais causam problemas.
A identificação de quem entra e de quem sai, ou seja, o controle de acessos, é o principal fator de segurança dentro de um condomínio.
Não há como abrir exceção, somente pessoas autorizadas devem ter acesso.
Vale lembrar que para portarias informatizadas ou não, a existência de formulários otimizados para cada tipo de acesso, são fundamentais, por isso não deixe de baixá-los agora gratuitamente, com certeza serão úteis!
2. Abrir cancelas e portões sem checar
É natural que o porteiro de condomínio conheça a maioria dos rostos e veículos que transitam no local.
Mas isso não o isenta de checar antes de liberar acessos. É imperativo que se confira quem está dentro do veículo e estar atento a possíveis atitudes suspeitas.
Similar ao erro anterior, este também é o grande responsável por inúmeros problemas. Erros no controle de acesso de portaria não devem acontecer.
3. Não saber como avaliar as exceções
Situações inesperadas ou mesmo emergenciais podem ocorrer, entretanto, elas devem constar do plano de normas e procedimentos da portaria de condomínio, sendo essencial que a equipe tenha sido treinada sobre elas.
Em suma, o ideal é que se possa contar com o apoio do responsável do condomínio ou da empresa de terceirização de serviços de segurança e portaria contratada para a tomada de decisão.
4. Ausência ou grande inadequação de normas e procedimentos
A falta de rigor na aplicação das regras da portaria de condomínio fatalmente levará a erros gravíssimos, por vezes, irreversíveis.
Portanto, conhecê-las apenas não basta, elas devem estar claras no entendimento do porteiro de condomínio, seja ele horizontal ou vertical, de modo a ter uma tratativa rápida e eficaz a cada situação.
A segurança condominial nunca terá sucesso se os serviços de portaria não determinarem com exatidão como trabalhar na portaria de condomínio, saiba muito mais sobre os principais procedimentos de portaria que garantem a proteção.
5. Não ter atenção aos entornos
A propósito, você percebeu como um erro leva ao outro?
É fundamental que o controlador de acesso ou o porteiro de condomínio esteja 100% atento a atitudes suspeitas no seu anglo de visão da portaria.
E falando em atitudes suspeitas…
Pessoas ou veículos desconhecidos parados fora da portaria, ou mesmo circulando durante algum tempo, podem ser indicativos suspeitos.
Entretanto, é preciso estar de olho nos monitores, verificar veículos na entrada, e estar de sobreaviso para qualquer situação. Além disso, conheça mais e avalie a sua segurança perimetral: como funciona e a melhor forma de implementar ou otimizar.
6. Perder o foco das atividades com distrações
As distrações fazem com que as portarias se tornem muito mais vulneráveis.
Televisores, rádios, smartphones e suas redes sociais são alguns dos itens que impedem que os profissionais foquem em suas atividades e cometam erros consecutivos.
É fundamental que as normas de portaria contemplem o uso restrito ou proibição desses aparelhos.
Além disso, é preciso alertar para bate-papos desnecessários. Rodinhas de conversa em horário de trabalho tiram o foco da portaria e abrem espaço para insegurança. Atenção!
Vou direto ao ponto, erros na segurança como distrações, comunicação, desqualificação e outros não devem acontecer com você.
7. Dormir em serviço
Como trabalhar em portaria de condomínio quando se está com sono e falta de descanso físico?
É preciso existir escalas e rendição de profissionais para que o trabalho seja feito com a atenção necessária.
E mais, câmeras de segurança dentro da portaria do condomínio podem mitigar o risco de modo a alertar o zelador ou a empresa terceirizada.
8. Fazer atividades que não sejam sua função
Negligenciar a portaria de condomínio em função de outras atividades, abre brechas para falhas na segurança do local.
É comum que moradores peçam ajuda com pacotes, guarda de chaves de apartamentos e veículos, e outras solicitações. Porém, isso precisa ser avaliado e não deve comprometer as atribuições do porteiro de condomínio.
9. Ausentar-se da portaria de condomínio
A portaria jamais deve ficar descoberta, mesmo que seja por poucos minutos (essa pode ser a argumentação de um porteiro que não queira cumprir as normas).
Por este motivo, na real necessidade de se ausentar, mesmo que por poucos minutos, é obrigação expressa do porteiro de condomínio solicitar que outra pessoa assuma o seu lugar.
10. Erros por falta de apoio
Sejamos realistas, nem todo erro vem diretamente das atitudes do porteiro. O condomínio ou a empresa terceirizada de portaria e controle de acesso precisa dar estrutura e apoio necessário ao trabalho da equipe de portaria.
Desde a capacitação, com treinamentos e reciclagem, até a cobertura por eventuais ausências.
11. Falta de infraestrutura física
Nem todas as portarias recebem o mobiliário pertinente ou uma porta de segurança adequada. Há aqui ações em que o condomínio pode adequar sem grandes investimentos como o uso insulfilm nos vidros da portaria
Outro ponto é o uso de portões duplos tanto na entrada de garagens como de pedestres.
Mas, se quiser investir mais, poderá pensar em blindar todo o espaço e aumentar de forma planejada a segurança.
12. Erros por falta de tecnologia
Não ter equipamentos e sistemas básicos para monitorar e registrar a movimentação geral da área externa, e parcialmente da interna, pode ser o chamado “tiro no pé”.
Esses recursos são indispensáveis para o controle de acessos e a segurança do local. Portanto, sistemas para os registros dos acessos, botões de pânico etc. devem fazer parte da estrutura de uma portaria de condomínio.
E atenção, nunca deixe de lado as manutenções preventivas.
13. Erros por falta de recursos básicos
A falta de orçamento para um sistema tecnológico de controle de acessos não é justificativa para não ter nada, mesmo que manual.
Se não tem um sistema de controle de acesso ou uma planilha eficiente e de fácil execução para preencher, como já deixamos o link acima, os erros se perpetuarão. E aqui vale dizer que os exemplos podem formar uma lista enorme.
Isso implica que, projetar portarias mais seguras e protegidas de invasões é fundamental, mesmo em portarias já existentes há muitas formas até que bem simples e econômicas de melhorar a segurança do condomínio.
14. Falta de conscientização de moradores
Não é incomum que alguns moradores não cooperem com as regras de portaria de condomínio. O que dificulta (e muito), o trabalho da portaria e traz riscos a toda a comunidade.
Assim, o comprometimento e conscientização com a segurança e diminuição dos riscos à vida e ao patrimônio deve ser de todos.
15. Não cumprir o protocolo para entregas de delivery e encomendas
Conhecer as regras da portaria de condomínio, saber como atuar e trabalhar em portaria de condomínio nas entregas de delivery e encomendas é essencial.
A vulnerabilidade que esses serviços expõem os moradores é enorme.
Considere que, no serviço de entrega pode facilmente estarem indivíduos com a intenção de furtos e assaltos ou de investigar a rotina do porteiro de condomínio e moradores.
16. Não cumprir o protocolo de acesso à prestadores de serviços
Tal qual os serviços de entregas, a prestação de serviços externos, como TV a cabo, internet, dentre outros, pode vulnerabilizar o condomínio.
É preciso estar muito atento às regras de liberação de acesso de prestadores de serviços, a começar pela comunicação do morador quanto à visita, e outros critérios de identificação e confirmação.
17. Falta de procedimentos emergenciais
O despreparo no atendimento a emergências pode paralisar toda a portaria de condomínio.
O porteiro de condomínio ao sair de sua função, em ato desesperado, pode facilitar a invasão de assaltantes que provocaram a emergência (acidentes ou socorro físico) como estratégia do roubo.
18. Passar informação sigilosa
Informações a respeito da privacidade, horários, rotinas e segurança de moradores e funcionários não devem ser repassadas a ninguém. É imperativo o rigor em relação a isso.
Por esse motivo, o porteiro de condomínio precisa ter uma postura solícita e proativa, porém, extremamente discreta.
19. Falta de treinamento e capacitação
Profissionais sem qualquer treinamento podem cometer erros graves, causar falhas em procedimentos, além de constrangimentos e até desentendimentos com moradores ou outros funcionários.
O resultado disso é a insegurança e vulnerabilidade do condomínio dentre outros inconvenientes.
20. Porteiro de condomínio com o perfil inadequado
Percebe que os dois erros anteriores e esse estão interligados?
Um profissional sem postura e sem capacidades fatalmente cometerá muitos dos erros mencionados nesta lista, e o resultado não é nada bom.
Assim, não definir quais posturas e competências se espera de um porteiro de condomínio ao fazer a contratação é como apostar na mega sena, a chance de dar certo e você se tornar bilionário é praticamente nula.
Pode parecer uma analogia banal, mas o óbvio é genuíno. Não é possível encontrar um bom profissional sem o mínimo de planejamento e análise de perfis.
O profissional adequado a uma portaria de condomínio precisa ter uma boa apresentação pessoal e comunicação verbal, ser cordial, solícito e educado. Sigilo e discrição são imprescindíveis.
Outro ponto é ter atenção e boa memória visual, e claro, ética, honestidade e proatividade são indiscutíveis.
Para competências técnicas, são necessários conhecimentos em informática, boa escrita e caligrafia legível.
Portanto, trace o perfil desejado, avalie requisitos e escolha com calma e critério.
21. Não terceirizar o serviço de portaria de condomínio ou terceirizar com o foco no preço baixo
Veja, ter o custo como motivação para não contratar uma empresa de portaria e segurança, ou mesmo fazer a contratação de uma visando apenas um preço baixo, é indicativo de que, seja qual for a decisão, o resultado será negativo.
A terceirização dos serviços de portaria de condomínio pode ser um ótimo recurso para organizar o ambiente, eliminar erros no controle de acesso de portaria, proporcionar mais qualidade à rotina local, assim como gerar mais segurança e menos custos.
Por outro lado, não ter critério na escolha da terceirizada abre espaço para erros nos serviços de portaria causando problemas ao síndico ou a administradora, riscos e inconvenientes aos moradores.
Lembre-se, sempre é bom conhecer mais sobre a terceirização de portaria e como funcionam os serviços terceirizados, o que você ainda não sabe e precisa conhecer, um guia completo para quem já terceiriza ou ainda não!
Em resumo, a escolha por uma empresa terceirizada em portaria de condomínio deve prezar por experiência, reconhecimento de mercado e idoneidade.
Fique atento!
Como você está acompanhando segurança e proteção é assunto sério e extenso, o serviço da segurança privada em condomínios deve ser considerado.
Algumas dicas de segurança para evitar erros da portaria de condomínio
Conhecer e agir sobre todos os erros acima é realmente ótimo e é ter uma grande vantagem na sua segurança. Saiba que medidas corretivas são importantes, mas atuar preventivamente é sempre a melhor das situações.
Conseguir identificar através de um levantamento e análise de risco profissional o que efetivamente pode trazer riscos ao condomínio é a melhor forma de proteção, obtendo melhores resultados, satisfação e segurança.
O mapeamento dos riscos, cenário local e ações que devem ser tomadas em um momento de dificuldade e perigo, são parte da exigência para garantir a segurança em condomínio: Tenha um plano de contingências.
Depois disso, tanto quanto possível atue de forma mais ampla na estrutura de uma portaria:
Estrutura física:
- Boa iluminação e ângulo de visão adequado dos entornos;
- Proteção de portões e grades, película de proteção visual e blindagem;
- Espaço interno ventilado e suficiente para trabalhar;
- Botões de acionamento de portões e cancelas, botões do pânico e circuito CFTV de monitoramento externo e interno.
Estrutura operacional:
- Não confie cegamente no olhar atento do porteiro. Um bom sistema de monitoramento é indispensável para prevenir ocorrências;
- Mantenha procedimentos de segurança atualizados e do conhecimento de todos;
- Tenha normas e medidas disciplinares para a conscientização de moradores;
- Tenha critério nas contratações de funcionários e os mantenha treinados e capacitados;
- Conte com uma empresa especializada em portaria de condomínio.
Como um serviço de qualidade pode ser o fim dos erros e falhas da portaria de condomínio
Chegamos ao final de nosso artigo e nele podemos concluir que a raiz de todos os erros mencionados têm uma resposta objetiva:
Falta de normas, procedimentos, estrutura e conhecimento.
Mas a boa notícia é que embora a quantidade de erros possa ser superior aos que listamos aqui, o número de ações para solucioná-los é incrivelmente menor.
Levando em conta esses aspectos, não podemos deixar de mencionar a terceirização da portaria de condomínio como a solução mais efetiva e eficiente para eliminar os erros da portaria de condomínio e proporcionar mais qualidade e segurança.
A terceirização dos serviços de portaria de condomínio proporciona organização com a implementação de normas e procedimentos de segurança baseados nas características e necessidades de cada condomínio.
Os profissionais devem ser rigorosamente selecionados com base em aptidões técnicas e pessoais, histórico, treinados e de inteira responsabilidade da empresa terceirizada.
Ou seja, a contratada é responsável pela seleção, contratação, treinamentos, reciclagens, assim como o gerenciamento de folha, pagamento e recolhimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias.
O trabalho desempenhado pelo porteiro de condomínio terceirizado ou equipe, tem o acompanhamento de um supervisor, responsável pelo andamento, melhorias, instrução e comunicação com o síndico ou administradora.
E claro, um trabalho desempenhado por uma ótima empresa especializada, com experiência nos trâmites e rotina de uma portaria, sem dúvidas será eficiente e de ótimos resultados.
Proporcionar um bom serviço de portaria ao seu condomínio é certamente a decisão que afetará positivamente na rotina de moradores e do empreendimento como um todo.
Por isso a importância de uma empresa de portaria renomada por sua expertise e transparência.
O Grupo Iron
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O Grupo Iron tem quase 30 anos de experiência em terceirização de serviços de portaria de condomínio e outros segmentos de facilities e segurança privada, com uma equipe de profissionais altamente capacitada para atender as mais diversas necessidades.
Além disso, é uma das empresas de maior reconhecimento no mercado com selo de qualidade ISO 9001 desde 2002, métodos eficientes e esforços voltados à excelência.
Índices de satisfação de nossos serviços chegam bem perto de 100% e são publicados em nosso site, acesse já para conhecer.
Esperamos ter contribuído com dicas importantes para a segurança de seu condomínio. Deixe seu comentário e compartilhe!
