O primeiro contato de sua empresa com o mundo exterior pode ser determinante para o seu sucesso, ou fracasso. Entretanto, a recepção terceirizada pode assegurar uma experiência única de satisfação, fidelização e transmitir a melhor imagem possível a sua empresa, indústria ou condomínio.
Quer saber como?
Um ótimo serviço de recepção terceirizada pode ter um peso considerável para o fechamento de novos contratos e colaboração. Já que em geral, o relacionamento de potenciais clientes e parceiros com uma empresa começa mesmo na recepção.
Não duvide disso!
Uma recepção com atendimento de baixa qualidade proporcionará uma experiência negativa, que fatalmente será compartilhada com terceiros, e causará prejuízos a imagem da empresa.
Entretanto, atender bem não é apenas ser educado e solícito. Claro que educação, cortesia e agilidade são indispensáveis a um bom serviço de recepção, mas entenda que esses são o mínimo necessário.
É preciso oferecer um atendimento ímpar, impecável.
As empresas que oferecem bons serviços de recepção investem tempo e recursos em treinamentos para lapidar técnicas e fornecer serviços cada vez mais personalizados e de boa qualidade.
E com base nessa expertise, no post de hoje trouxemos algumas técnicas infalíveis aplicadas por empresas especializadas em recepção terceirizada que podem transformar o seu atendimento.
Vamos conhecê-las?
Elas poderão fazer toda a diferença no seu negócio e na imagem de sua empresa no mercado.
Quero antes destacar nosso conteúdo sobre a terceirização de serviços e seus benefícios econômicos, vale muito a pena porque normalmente isto não fica muito claro em nossa percepção ou não aproveitamos tudo o que podemos neste quesito!
Você vai encontrar neste artigo:
Recepção terceirizada: quais as habilidades essenciais ao atendimento de uma recepcionista?
Primeiramente é importante destacar qual é o papel da recepção no desenvolvimento da empresa para que você compreenda melhor a necessidade de certas habilidades no atendimento.
A função da recepção em uma empresa vai muito além de receber e direcionar visitantes. Trata-se do acolhimento e da fidelização através de ações proativas, úteis e eficientes.
Percebe a importância?
Para esse papel, as boas habilidades de uma recepcionista são elementos decisivos em uma atuação que impacta diretamente no julgamento e confiança do cliente, em especial, no seu primeiro contato.
Além de noções básicas de atendimento ao público, a recepcionista terceirizada precisa ter desenvoltura na execução de seu trabalho para produzir efeitos positivos e atender as expectativas do cliente.
Quais são as principais habilidades de uma recepcionista:
- Organização;
- Boa comunicação e escuta ativa;
- Pro atividade;
- Paciência;
- Discrição;
- Dedicação;
- Cordialidade.
Tenha em mente que o serviço de recepção não deixa de fazer parte do serviço de portarias e controle de acessos, e nem este último exclui o trabalho da recepção
O trabalho da recepcionista terceirizada precisa sempre refletir os valores da empresa, portanto, o seu atendimento deverá ser pautado nessas habilidades.
Agora que já falamos sobre as habilidades necessárias, vamos entender de que maneira a recepção terceirizada tem a chave para um atendimento impecável.
Aproveite e conheça muito mais sobre o serviço de recepção, serão tópicos que não estamos abordando aqui, mas que serão muito úteis também, tais como:
- Diferenças entre serviços de recepção e portaria
- Atribuições principais para os serviços de recepcionista
- O perfil da função de recepcionista
- O que inclui os serviços de recepção?
- Como a terceirização de recepção otimiza o tempo, e muito mais
Técnicas de atendimento em recepção são críticas para várias funções dentro do organismo
Serviços de recepção não se referem somente às habilidades de uma recepcionista, veja que em outras funções há a necessidade de noções de atendimento ao público, de técnicas de atendimento, apoio e direcionamento de respostas, encaminhamentos, etc.
Assim, podemos destacar as funções de atendente, secretária, telefonista, assistente administrativo e tantas outras em que são necessárias as atribuições de uma recepcionista.
O ótimo treinamento e expertise aqui são fundamentais, uma empresa de prestação de serviços de recepção e portaria poderá facilitar e muito o seu trabalho e responsabilidade em manter este profissional com excelência.
E ainda, é fato que algumas empresas mesmo para cargos de maior relevância no negócio têm treinamentos de técnicas de atendimento.
Outro exemplo: tanto o porteiro como a recepcionista têm como tarefas o controle de acesso (identificação e liberação) de pessoas, embora o porteiro também deva ter seu foco na segurança do local, nem que de forma restrita.
O que faz uma recepcionista?
Ela ou ele é o profissional que recebe clientes, visitantes e orienta o público, interno e externo, faz atendimentos telefônicos, transmite indicações gerais dos departamentos e locais da organização ou condomínio; assiste e apoia na portaria, entre outras atribuições.
Veja que, dada a algumas similaridades nas funções da recepção e portaria você poderá ter algumas dicas importantes quanto ao perfil e como fazer a contratação de uma recepcionista aqui nos links abaixo:
Quais são as melhores técnicas de atendimento da recepção terceirizada?
Como os serviços de recepção podem ser aperfeiçoados com técnicas de atendimento descomplicadas e eficientes?
As principais técnicas de atendimento de recepção são:
- Recepcionar com cortesia e prioridade, sem distinções;
- Praticar a escuta ativa e atenta;
- Ter boa postura e clareza ao se comunicar;
- Ter pro atividade e foco no cliente;
- Conhecer práticas organizacionais e tecnológicas.
Vamos ver com mais cuidado cada uma das técnicas de atendimento de uma recepção:
1ª Recepcionar com cortesia e prioridade, sem distinções
A cortesia e a atenção são essenciais para um bom atendimento, ou seja, a educação e a cordialidade são imprescindíveis, independente de quem seja, ou de que aparência tenha o visitante.
O cliente ou visitante precisa sentir-se prioritário, portanto, é importante não o deixar esperando. Ainda que a recepcionista esteja ocupada, é fundamental pedir que aguarde um instante, para que possa ser atendido.
Um cumprimento educado acompanhado de um sorriso no rosto sempre proporciona resultados satisfatórios.
2ª Praticar a escuta ativa e atenta
Seja ao telefone ou pessoalmente, é essencial ouvir com atenção, mesmo que seja uma situação tensa ou estressante. Demonstrar interesse em ouvir e encontrar uma solução para o problema.
Para se ter uma ideia, há situações em que apenas o tratamento educado e solícito da recepcionista terceirizada é suficiente para acalmar ânimos alterados e levar solução ao problema.
Ouvir com atenção e empatia é uma atitude profissional e essencial para serviços de recepção.
3ª Ter boa postura e clareza ao se comunicar
Assim como ouvir com atenção, também é importante ter atenção ao se comunicar na recepção terceirizada.
É preciso comunicar-se de maneira clara, concisa e educada. Utilizar adequadamente as formas de tratamento, e jamais fazer uso de gírias.
Muito cuidado com o tom de voz, principalmente em situações adversas. Um atendimento rude ou exasperado depõe contra o profissional e a empresa, causando inconvenientes, ou até, prejudicando a imagem da empresa.
4ª Ter pro atividade e foco no cliente
O atendimento aos clientes e demais visitantes em uma recepção terceirizada é o primeiro contato externo com a empresa, de modo que a recepcionista terceirizada precisa estar sempre um passo adiante, com informações e orientações necessárias.
Assim como, ter aptidão para filtrar e resolver eventuais questões nesse contato inicial e direcionar corretamente o visitante.
5ª Práticas organizacionais e tecnológicas
O bom atendimento de uma recepção terceirizada também depende de organização e traquejo tecnológico.
É fundamental ter um método fácil e ágil para lidar com solicitações, telefonemas e todas as demais atividades do local.
Além disso, a tecnologia tornou-se mandatória para o dinamismo das atividades, desse modo, uma recepção informatizada com softwares eficazes e funcionais proporcionará ótimos resultados aos serviços de recepção.
Qualificação profissional e treinamentos constantes são essenciais ao bom atendimento
Prestar um bom atendimento não é pura vocação, trata-se do conhecimento adquirido através de treinamentos específicos e recorrentes.
Entenda que a recepção terceirizada, assim como qualquer área, necessita de profissionais qualificados e aprimoramento constante.
Atualmente, existem vários cursos de formação e reciclagem que dentre um vasto conteúdo, abordam:
- Técnicas de atendimento;
- Regras comportamentais e de etiqueta;
- Comunicação e relacionamento interpessoal;
- Ética e discrição;
O investimento em capacitações técnicas adequadas proporciona serviços de recepção mais eficientes com um atendimento de qualidade.
Mas afinal, qual é o segredo da empresa de recepção terceirizada para um atendimento cativante?
Na verdade não existe um segredo a ser revelado e a resposta é bem simples: Especialização e foco.
Isso mesmo!
Um bom atendimento é feito a partir da análise das necessidades do cliente e foco em sua execução.
Percebe o porquê o atendimento feito por uma recepção terceirizada pode ser impecável e agregar mais valor ao seu negócio?
Os níveis de satisfação e fidelização serão sempre crescentes com um serviço de recepção especializado e eficiente, e como já enfatizamos muitas vezes, terceirizar é a melhor solução.
A terceirização de recepção oferece dentre inúmeras vantagens, serviços customizados prestados por profissionais treinados e experientes, selecionados de acordo com o perfil e necessidade do cliente.
Além disso, os serviços de recepção prestados por uma empresa terceirizada avaliam periodicamente resultados e possíveis melhorias, para reduzir falhas, otimizar e dar mais qualidade ao cartão de visitas da empresa: a recepção.
Considere contratar uma empresa terceirizada para transformar os serviços de sua recepção. Escolha uma empresa séria e reconhecida no mercado por sua expertise e métodos de trabalho.
Assim, uma contratação segura deve ser feita minuciosamente e com uma análise bem crítica em cima de um checklist de contratação que te ajude a tomar a decisão certa, baixe gratuitamente a planilha.
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