A gestão condominial é uma atividade de muita responsabilidade e um desafio diário para quem administra. Sabe por quê? O gerenciamento de condomínios envolve uma série de processos burocráticos e regulamentários, administração financeira e de pessoal, prestações de contas, e ainda por cima, cabe a quem sabe como administrar um condomínio ter equilíbrio para lidar com a pressão de moradores e funcionários.
Essa não é uma tarefa nada fácil.
Entretanto, por mais difícil que pareça, é sempre possível encontrar soluções simples e práticas que proporcionem mais qualidade ao trabalho.
A falta de informações de como administrar um condomínio da maneira mais descomplicada é o que torna tudo mais trabalhoso e, por vezes até mais caro.
Assim, cuidados básicos como uma boa organização das contas e a manutenção predial em dia evitam maiores problemas, por consequência, impedem gastos desnecessários.
Você tem dúvidas em como administrar um condomínio, organizar tarefas e manter um bom índice de satisfação dos seus condôminos?
Continue a leitura deste artigo para diminuir e muito os problemas do condomínio com os 5 melhores passos para uma gestão condominial mais eficiente.
Você vai encontrar neste artigo:
Como funciona uma gestão condominial?
Quem assume o gerenciamento de condomínios sabe que terá uma lista de deveres e que estes poderão ser cobrados avidamente pelos moradores que querem ordem e segurança no condomínio. E encurtando muito essa lista de deveres temos:
- Fazer cumprir regulamentos e condutas;
- Conhecer sobre manutenção em condomínios;
- Conhecer sobre segurança em condomínio;
- Conhecer a fundo sobre gerenciamento de condomínios e muito mais.
E ainda, é dever de quem sabe como administrar condomínios buscar soluções eficientes e econômicas para as questões rotineiras, de modo a garantir a segurança do condomínio e o bem-estar de todos.
Tenha em mente que um condomínio é como uma empresa com a diferença que o seu objetivo não é a geração de lucros, e sim um funcionamento eficaz que resulte na satisfação dos condôminos.
Com isso, uma gestão condominial eficiente é pautada em ética, transparência, organização e responsabilidade.
E de que forma fazer um gerenciamento de condomínios mais eficaz?
Assim como uma empresa precisa trilhar um caminho para ter bons resultados, o mesmo acontece com um condomínio.
E agora que já falamos sobre algumas questões básicas, vamos entender quais são os passos mais importantes para o gerenciamento de condomínios.
Quais os passos mais importantes para a gestão de condomínios?
- Mantenha um bom controle financeiro na gestão condominial
- Tenha uma assessoria jurídica em tempo integral
- Segurança e controle de acesso é essencial
- Não deixe a manutenção predial para depois
- Prevenção de acidentes é assunto sério
- O serviço de limpeza e conservação na gestão condominial
- Quais as apólices de seguros que não podem faltar
- Tenha uma boa comunicação e relacionamento na sua gestão condominial
1. Mantenha um bom controle financeiro na gestão condominial
Provavelmente este seja um dos pontos mais críticos da gestão condominial. É preciso um olhar atento e cuidado redobrado para não ter pendências e um descontrole nas contas.
Tenha um bom controle e organização dos seguintes itens:
Contas a pagar
Em contas a pagar temos como exemplos: água, energia elétrica, gás, impostos, funcionários, terceiros, entre outros. Lembre-se que:
- Contas não pagas geram multas por atraso ou até mesmo o corte no fornecimento;
- O atraso no pagamento de funcionários e impostos implica em questões legais muito mais onerosas.
Contas a receber
É importante ter um controle rígido da emissão e recebimento das taxas condominiais de modo a garantir um caixa equilibrado. O mais importante aqui:
- Trate da inadimplência, essa é uma questão delicada que deve ser tratada como prioridade para que não afete aos demais condôminos;
- Tenha um regulamento interno que apoie a aplicação de multas por descumprimento do mesmo.
Planejamento
O sucesso do equilíbrio entre as contas a pagar e a receber está em um bom planejamento.
- preciso ter um orçamento que contemple pagamentos e recebimentos fixos considerando também variações inflacionárias (utilize indicadores como o IGPM e IPCA);
- Constitua um fundo de reserva para despesas extraordinárias, mas lembre-se que, a utilização deste fundo deve ser devidamente aprovada em assembleia.
Prestação de contas
Neste item a transparência e a ética são as chaves em como administrar condomínios.
- É obrigatório mostrar como o dinheiro do grupo é utilizado.
- Elabore um detalhamento com todas as entradas e saídas mensais.
- Mantenha um arquivo organizado e por categoria, este será um suporte para a elaboração da prestação de contas e do planejamento anual.
2. Tenha uma assessoria jurídica em tempo integral
O apoio de uma assessoria jurídica será a melhor saída para questões conflitantes entre moradores, condutas, regimento interno e outras.
Veja as vantagens de uma assessoria jurídica para a sua gestão condominial:
- Na cobrança de inadimplentes;
- Nos contratos de terceiros dando garantias ao condomínio e prevenindo contra cláusulas indevidas ou não obrigatórias;
- Questões cíveis no gerenciamento do condomínio;
- Questões trabalhistas quanto aos funcionários próprios do condomínio;
- Questões ambientais como barulho em condomínio, reciclagem de lixo em condomínio, regulamentação de novas obras, etc;
- Questões criminais, tributárias e execução fiscal;
- Nos conflitos tais como: inadimplência, animais, vagas de estacionamento, vazamentos de água e nos problemas de relacionamento entre vizinhos ou entre morador e funcionário ou prestador de serviços.
Aqui cabe bem lembrar que o condomínio pode considerar também a contratação de um síndico profissional, mas tenha um cuidado redobrado procurando por referências e garantias.
3. Segurança e controle de acesso é essencial
A segurança do condomínio é sempre uma prioridade. É importante oferecer um ambiente que proporcione privacidade, tranquilidade e segurança. Medidas de segurança preventiva são um diferencial na gestão condominial.
O Controle de acesso em condomínios, ou seja, a devida fiscalização de todas as entradas e saídas requer procedimentos bem definidos e que devem ser cumpridos com rigor por exemplo a identificação e autorização de entrada de visitas e prestadores de serviços.
O que vai ajudar e muito a sua portaria é ter sempre à mão formulários eficientes e fáceis de usar para fazer os registros de entrada e saída e outros controles essenciais. Mesmo com sistemas de controle de acesso há sempre o risco de uma pane!
Nós do Grupo Iron criamos um kit de planilhas de controle de acesso para nossos clientes e que eles acham muito funcionais para a segurança do condomínio. São vários formulários um para cada situação e risco. Aproveite e baixe agora gratuitamente!
Além disso, zeladores e porteiros devem ser muito bem treinados para utilizar medidas de segurança quando necessário.
Bem, talvez agora você já esteja pensando na possibilidade de terceirizar um serviço de segurança patrimonial ou de portaria se ainda não o tem. Saiba mais sobre o Grupo Iron!
Muito importante também: invista em tecnologia de serviços de monitoramento de imagens, botão do pânico e sistema de controle de acesso. Equipamentos de CFTV são muito eficientes na segurança de condomínio.
Para se ter uma ideia, as tentativas de violência em condomínio têm sido cada vez mais estratégicas e sofisticadas, o que exige mais controle e rigor por parte das empresas de segurança patrimonial impedindo esse tipo de situação.
A tecnologia deve ser usada a nosso favor e, medidas como essas podem garantir a integridade dos condôminos além de valorizarem o imóvel.
4. Não deixe a manutenção predial para depois
A manutenção em condomínios deve ser feita preventivamente a fim de evitar maiores danos nas edificações e instalações.
É claro que pequenos reparos como trocas de lâmpadas e outros itens são inevitáveis, porém, é preciso estar atento à periodicidade de manutenção em elevadores, caixas d’água, parte elétrica, segurança eletrônica e demais itens estruturais.
Estabeleça um critério na manutenção em condomínios ao selecionar fornecedores para cuidar da manutenção predial.
Ou seja, é preciso encontrar bons preços, porém, renunciar à segurança com um serviço mal feito não é uma opção. Contrate empresas especializadas em manutenção de condomínios.
Acompanhe a execução dos serviços, exija a identificação dos funcionários envolvidos e, assegure-se de que todos os procedimentos de segurança são tomados ao executar o serviço.
5. Prevenção de acidentes é assunto sério
A falta de atenção, manutenção e implementação de ações quanto a prevenção de acidentes é um fator de risco na gestão condominial, e como você já deve imaginar, sob a responsabilidade do síndico.
O síndico deve atentar para revisões periódicas de: extintores e mangueiras de incêndio, para – raio, instalações da rede elétrica, Iluminação de emergência, revisão nos botijões de gás ou gás canalizado, elevadores, etc.
E, em caso de um condomínio horizontal a lista prevenções de acidentes na gestão condominial poderá ficar maior ainda.
O síndico ainda deve: exigir que o condômino comunique, por escrito, a existência de morador portador de moléstia contagiosa grave, providenciar a dedetização das áreas comuns e propor aos condôminos a mesma ação em suas unidades.
Lembrar que quando se fala de prevenção de acidentes é obrigatório o uso de EPI’s e EPC’s.
6. O serviço de limpeza e conservação na gestão condominial
Além de questões sanitárias, manter um ambiente limpo, organizado e funcional garante em boa parte a total satisfação de moradores o que já é muito bom.
Ter um planejamento criterioso e segui-lo à risca é a melhor forma de manter a qualidade da limpeza e higienização do lugar. Cronogramas, métodos de limpeza e supervisão aqui é essencial na gestão condominial.
Cada ambiente tem suas necessidades específicas e é bom saber que limpeza não se trata apenas de pisos e mobiliário limpos. Limpeza é basicamente saúde e prevenção de risco.
Você já considerou a contratação de uma empresa de terceirização de serviços de limpeza reconhecida no mercado?
O serviço de limpeza em condomínio é um capítulo longo, assim recomendo fortemente que você leia tudo sobre dicas, cronogramas e planejamentos desse serviço no conteúdo abaixo:
Vale a pena conhecer mais sobre:
7. Tenha uma boa comunicação e relacionamento na sua gestão condominial
Assim como em qualquer outra atividade, uma das chaves para uma boa gestão condominial está em manter bons relacionamentos e uma comunicação eficiente.
Sabe por que estas duas habilidades estão interligadas?
Porque o gestor do condomínio é a voz de liderança e decisão do grupo, fazendo intermediação entre partes, delegando funções à funcionários, mantendo a ordem e organização do local.
Para isso, mantenha funcionários motivados em exercer suas atividades com o foco no bem estar da comunidade.
Certifique-se de ter uma comunicação eficiente e sem ruídos com os condôminos, utilizando ferramentas como informativos, e-mails, reuniões, quadros de avisos e esteja sempre presente. É importante que o gestor seja visto como um ponto de apoio.
Vale lembrar que há opiniões diferentes quanto ao uso de grupos de WhatsApp, a sugestão de muitos gestores de condomínios atualmente é: “Fuja deles, pois muitas vezes mais acendem o fogo do que apagam!”.
Um dos desafios do gerenciamento de condomínios é o de manter o bom convívio entre moradores. Para isso é importante estabelecer regras de convivência.
Divulgue o regimento interno do condomínio onde são indispensáveis constar regras para:
- Uso de áreas comuns;
- Normas de mudanças;
- Reformas e prestadores de serviços;
- Comunicados sobre barulho em condomínio,
- E outras aplicáveis conforme as exigências locais, além de deixar claro as penalidades para o não cumprimento de cada caso.
8. Quais as apólices de seguros que não podem faltar (não perca este tópico!)
O Decreto-Lei 73/1966, a Lei 4.591/1964 e o Código Civil (Lei 10.406/2002, artigos 1.346 e 1.348, inciso IX) definem que a contratação do seguro por parte do condomínio é uma obrigação do síndico.
Ou seja, em caso de acidentes e o condomínio não esteja segurado será o síndico a ser responsabilizado com risco de ser processado pelos demais condôminos por perdas e danos.
Além disso, no Art. 22 da Lei nº 4.591, é o síndico quem responde ativa e passivamente, em juízo ou fora dele, por qualquer inadequação ou insuficiência de seguro verificada.
Veja a importância e risco, na gestão condominial, da falta ou má contratação de um seguro, o síndico sempre será responsabilizado. E é normal condôminos não fazerem seguros das suas unidades individuais principalmente em caso de apartamentos.
Em primeiro lugar, na gestão condominial, as coberturas das apólices devem atender às necessidades de cada condomínio, portanto encontre um corretor de confiança e experiência.
Ele fará cotações em diferentes seguradoras analisando benefícios extras, riscos e principalmente exclusões (entenda o que está coberto e o que não está).
Um bom corretor facilita todo trabalho, mas nunca deixe de negociar e acione-o sempre em casos de dúvidas, sinistros ou o que mais houver. Mas, isso não é tudo, há conceitos que você deve entender muito bem, veja os principais
O que é cobertura ampla?
Cobertura ampla é uma uma apólice mais abrangente e seu custo é bem maior do que a apólice da cobertura simples, mas pode valer a pena o investimento.
O que é a franquia?
Franquia é uma participação monetária obrigatória do condomínio. Os valores da franquia estão definidos na apólice e devem ser negociados. Faça uma boa análise entre o valor da cobertura e da franquia.
Erros mais comuns na contratação de seguro em uma gestão condominial
- Não declarar acidentes ocorridos dentro dos apartamentos;
- Orientar o morador a fazer orçamento do conserto de veículo;
- Não fornecer as informações de forma completa e verídica;
- Acionar a seguradora para danos de desgaste natural;
- Contratar reparos sem a autorização da seguradora.
As coberturas escolhidas na gestão condominial devem garantir proteção contra todas as situações que o condomínio está sujeito, como:
- Queda de raios;
- Explosões;
- Danos elétricos;
- Quebra de vidros;
- Impacto de veículos;
- Ações de vendavais;
- Queda de aeronaves;
- Tumultos e greves;
- Morte e invalidez de empregados;
- Roubo de bens de moradores;
- Incêndio de bens de moradores;
- Roubo de bens do condomínio;
- Projétil perdido e outros.
Confira alguns dos seguros que não podem faltar
- Responsabilidade civil do condomínio;
- Responsabilidade civil dos portões;
- Responsabilidade civil dos veículos simples;
- Responsabilidade civil dos veículos global;
- Responsabilidade civil do síndico, não deixe este de lado nunca;
O que é Seguro de Responsabilidade Civil do Síndico?
O seguro de responsabilidade civil do síndico é o seguro que garante o pagamento de indenizações sobre reclamações, atos e danos causados a terceiros, sem intenção, realizados pelo síndico no exercício da profissão.
Então, se o síndico for responsabilizado civilmente por alguma ocorrência dentro do condomínio este seguro poderá cobrir os danos indenizando o reclamante desde que seja um erro não intencional.
Muito bom, não é? Se você é síndico não deixe de contratar este seguro.
Vale a pena conhecer mais sobre:
Concluindo sobre a gestão condominial
Uma boa gestão condominial depende não apenas destes passos que vimos aqui, mas também é importante saber lidar com conflitos, aja sempre com ética e justiça, tenha resiliência e não leve questões para o lado pessoal, entenda que ali você é o gestor e isso faz parte do trabalho.
Siga esses passos e tenha uma gestão condominial mais fácil eficiente e de qualidade.
Se você achou que nosso conteúdo foi útil, compartilhe.
Deixe um comentário logo aqui abaixo assim poderemos trazer conteúdos ainda melhores com a sua ajuda.
Nós do Grupo Iron estamos disponíveis para tirar todas as suas dúvidas.
PS: O Grupo Iron vem ajudando, há quase 30 anos, diversos condomínios a crescerem com serviços de segurança, facilities e trabalho temporário, descubra como! Quero melhorar os resultados do meu condomínio.
Acesse outros conteúdos de seu interesse nos links abaixo!
Excelente artigo, obrigado por compartilhar conhecimento
Que bom que gostou, toda semana temos um conteúdo novo!
E importante ter bons parceiros Tercerizados, para ter uma Administração de Condomínio eficiente, ou seja é preciso ter o apoio de uma boa Administradora, uma assessoria Jurídica eficiente, e uma Empresa de Controle de Acesso , que preste um bom serviço, e mantenha a segurança do Condomínio.
Obrigado por interagir ao nosso blog, com certeza seu comentário agregou valor para nossos leitores.