O verdadeiro custo de não terceirizar raramente aparece na primeira linha da sua planilha de orçamento. Ele é um custo invisível, que se esconde em detalhes que vão muito além do salário de um funcionário e que podem estar minando a eficiência financeira da sua operação sem que você perceba.
O que é ROI? É a abreviação de “Retorno sobre o Investimento”.
Essa armadilha é comum: gestores comparam o salário da equipe própria com o valor mensal de uma empresa terceirizada, sem considerar todas as variáveis. É uma conta que parece simples, mas que não reflete a realidade dos fatos e pode levar a decisões pouco estratégicas.
Neste artigo, vamos te ajudar a montar uma calculadora para visualizar o cenário completo e expor esses custos ocultos. Você vai descobrir como calcular o ROI (Retorno sobre o Investimento) da terceirização de serviços de segurança, portaria, limpeza e outros e enxergar o custo de não terceirizar. Vamos começar?
Você vai encontrar neste artigo:
O custo de não terceirizar que a sua planilha não mostra
Primeiramente, saiba que existe um alto custo de não terceirizar, composto por uma série de despesas e riscos que não aparecem na primeira linha da planilha. Elas estão escondidas nos detalhes da operação, no tempo da sua equipe de gestão e nos passivos que só aparecem quando já é tarde demais.
Para calcular, vamos começar a somar as parcelas que muitas vezes ficam de fora da conta. O custo de não terceirizar é uma soma de diversas variáveis que vão muito além do pagamento mensal. Vamos detalhar cada uma delas.
1. Custos trabalhistas
Este é o custo oculto mais conhecido, mas frequentemente subestimado. O salário base de um funcionário de limpeza ou portaria é apenas o começo. Some a isso:
- Encargos Sociais: 13º salário, férias remuneradas (+ 1/3 constitucional), FGTS, INSS. Na prática, esses encargos podem elevar o custo de um funcionário em até 70% ou mais sobre o valor do salário.
- Benefícios: vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde, entre outros.
- Custos de rescisão: uma demissão pode gerar custos altíssimos e imprevisíveis com multas, aviso prévio e acertos, impactando diretamente seu fluxo de caixa.
2. Custos de gestão e administração
Ora, ora, tempo é dinheiro! Tem ideia de quanto custa a hora do seu gerente ou da sua equipe de RH? Esse tempo é um dos ativos mais valiosos da sua empresa, assim como um alto custo de não terceirizar. Manter uma equipe interna de facilities consome horas preciosas em tarefas como:
- Recrutamento, entrevistas e seleção de pessoal.
- Integração de novos colaboradores.
- Gestão de folhas de ponto, controle de horas extras e banco de horas.
- Administração de férias, licenças e atestados médicos.
- Lidar com a substituição urgente de um funcionário da portaria que faltou.
Todo esse tempo poderia ser investido na atividade principal do seu negócio.
3. Custos de equipamentos, uniformes e insumos
Uma equipe precisa de ferramentas para trabalhar. Logo, essas ferramentas têm custo de aquisição, manutenção e reposição. Pense, portanto, em tudo que um serviço de portaria, segurança patrimonial ou limpeza exige:
- Equipamentos: no mínimo: enceradeiras, aspiradores, mops, carrinhos funcionais, rádios de comunicação, bastões de ronda.
- Insumos: produtos de limpeza profissionais, sacos de lixo, papéis, sabonetes.
- Uniformes e EPIs: calças, camisas, botas, luvas e outros equipamentos de proteção individual que precisam ser repostos periodicamente.
4. Custos de treinamento e reciclagem
Um profissional de alta performance precisa de treinamento contínuo. Inclusive, isso é ainda mais crítico em áreas como a de portaria e segurança patrimonial, onde os protocolos e as tecnologias mudam a todo momento. De modo que manter uma equipe interna significa arcar com os custos de:
- Treinamento inicial para novos funcionários.
- Cursos de reciclagem periódicos para manter a equipe afiada.
- Certificações e adequação a novas normas e legislações.
5. Custos de risco
Este é o custo mais perigoso, o que chamamos de passivo oculto, pois é invisível até se tornar um grande problema. Portanto, ao manter uma equipe própria, sua empresa assume 100% dos riscos, incluindo:
- Passivos trabalhistas: o risco financeiro de processos e ações judiciais movidas por ex-funcionários.
- Acidentes de trabalho: a responsabilidade legal e financeira por qualquer acidente que ocorra durante a jornada de trabalho.
- Conformidade legal: a complexa tarefa de se manter em dia com todas as normas de segurança e saúde do trabalho (NRs).
É por isso que contratar uma empresa de serviços terceirizados especializada é transferir a gestão de todos esses riscos para quem tem expertise no assunto.
Como calcular o ROI da terceirização de segurança, portaria e outros facilities na prática
Agora que você já entendeu quais são os custos ocultos, ou seja, o custo de não terceirizar, vamos organizar tudo isso em uma lógica de cálculo.
O ROI (Retorno sobre o Investimento) mostra o quanto você ganha para cada real investido. Aqui, nosso “investimento” é o contrato com a empresa de serviços terceirizados.
Como calcular o ROI em 3 passos simples para a terceirização de serviços:
Passo 1: calcule seu Custo Interno Total (o real custo de não terceirizar)
Para começar pegue a lista de custos que detalhamos anteriormente e tente colocar um valor mensal em cada um. Seja realista!
- (A) Custos trabalhistas: Salário Bruto + Encargos (~70%) + Benefícios + Provisão de Rescisão.
- (B) Custos de gestão: estime quantas horas por mês seus gestores e RH dedicam a essas tarefas e calcule o valor da hora deles.
- (C) Custos de materiais: média mensal de gastos com produtos, uniformes e manutenção de equipamentos.
- (D) Custos de treinamento: custo total de treinamentos anuais dividido por 12.
- (E) Custos de risco: embora seja difícil de medir, considere o valor de uma consultoria jurídica ou o custo de um único processo trabalhista e divida por 12 para ter uma média.
Some tudo: A + B + C + D + E = Custo Interno Total
Passo 2: identifique o Custo do Investimento (o valor do contrato)
Essa é a parte mais fácil. É o valor mensal que a nova empresa de segurança, limpeza e portaria, por exemplo, apresentou na proposta comercial. Vamos chamar esse valor de Custo da Terceirização.
Passo 3: encontre seu ganho total e calcule o ROI
O “retorno” não é só o dinheiro que você economiza. Ele também inclui o valor do tempo e da eficiência que você ganha.
- Economia direta mensal: (Custo Interno Total) – (Custo da Terceirização)
- Ganhos intangíveis: Pense no valor do tempo que seus gestores ganharam de volta. Se eles usarem esse tempo para focar em vendas ou estratégia, qual o valor disso para a empresa? Atribua um valor estimado a esse ganho.
Agora, a fórmula final:
ROI (%) = [ (Economia Direta + Ganhos Intangíveis) / Custo da Terceirização ] x 100
Exemplo prático, mas com números fictícios:
- Seu custo interno total é R$ 20.000/mês.
- O contrato de terceirização é R$ 15.000/mês.
- Sua economia direta é de R$ 5.000.
- Você estima que o ganho intangível (tempo da gestão, etc.) vale R$ 3.000.
- Ganho total: R$ 5.000 + R$ 3.000 = R$ 8.000.
Cálculo do ROI: [ (R$ 8.000) / R$ 15.000 ] x 100 = 53,3%
Isso significa que, para cada real investido na terceirização, você tem um retorno de mais de 53%. É um número poderoso para qualquer gestor, concorda?
O custo de não terceirizar a qualidade
Os números na calculadora não mentem: o custo de não terceirizar quase sempre pesa mais no orçamento. Mas a reflexão final que deixamos é: e, se, o custo financeiro for apenas a ponta do iceberg?
Nossa análise focou nos custos, mas nem sequer colocamos na conta o valor da expertise. Pense, portanto, no ganho de qualidade ao ter uma empresa de limpeza e portaria que aplica as melhores técnicas ou mesmo uma empresa de segurança patrimonial sempre atualizada.
Esse é o verdadeiro retorno sobre o investimento: a tranquilidade de ter um parceiro focado em excelência, liberando você para se dedicar 100% ao seu negócio. A escolha inteligente não é só cortar custos, mas sim investir em qualidade e na continuidade.
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Essa excelência é comprovada na prática, com índices de satisfação de clientes que se aproximam de 100%, refletindo nosso compromisso com entregas de alto padrão.
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