Você sabe qual a melhor forma de se prevenir contra a responsabilidade subsidiária, e outros problemas, ao fazer a contratação de serviços terceirizados?
A planilha para a contratação de serviços terceirizados que vamos te apresentar aqui é a ferramenta ideal para acompanhar o recebimento da documentação e avaliar todos os pontos de análise do seu processo contratual de empresa de serviços terceirizados.
Antes de fechar o contrato tenha tudo na mão para não ter prejuízos futuros e se arrepender depois.
Então, é indispensável checar todas as informações de capacitação, estrutura e qualidade da empresa na contratação de serviços terceirizados. Para isso, nada mais fácil do que alguns gráficos que irão mostrar qual a sua melhor opção.
No entanto, saber exatamente as variáveis de uma pesquisa eficaz pode não ser tão simples, não se trata apenas de ter a lista de quais documentos devem ser consultados isto em qualquer lugar na internet podemos encontrar.
Você vai encontrar neste artigo:
Como funciona a planilha de contratação de serviços terceirizados
Então, como não errar na contratação de serviços terceirizados com esta planilha?
Fazendo uma pesquisa ampla e detalhada das empresas de serviços terceirizados e exigindo documentos que comprovem:
- Reputação;
- Idoneidade;
- Experiência;
- Cumprimento de todas as obrigações jurídicas, fiscais, trabalhistas e;
- Qualidade do serviço, neste caso a Certificação ISO 9001 é relevante.
E isso, pode ser sim, uma tarefa árdua, mas mandatória. Pensando nisso, decidimos elaborar uma planilha completa de contratação de serviços terceirizados.
Com ela, você poderá ter de forma clara:
- Análise de riscos relevantes;
- Grau de atenção do risco do fornecedor de serviços terceirizados;
- Ações a serem tomadas sobre os riscos levantados;
- Evidências da competência da empresa de serviços terceirizados;
- Levantamento completo e referências do prestador.
E então, se interessou?
Baixe a planilha de contratação de serviços terceirizados agora mesmo e confira como usar essa ferramenta.
Dica: E mais, nós do Grupo Iron, já deixamos a planilha “destravada”, não limitando a sua capacidade de edição. Assim, você poderá adequar a outras tantas necessidades, ela é rica em listas, gráficos e muito mais.
Os parâmetros para a contratação de serviços terceirizados
Como falei, para facilitar, e muito, te entregamos na planilha praticamente o “mapa da mina” para a consulta da empresa com:
- Roteiros para os registros das pesquisas de avaliação de empresa se serviços;
- Dados de resultados e até gráficos podendo ser entregues a seus superiores e marcar presença com um trabalho bem elaborado;
- A tão famosa lista de documentos que certificam as empresas de serviços terceirizados, porém você vai ver o quão completa ela deve ser.
- Determinantes de uma ótima estrutura física, aparência não é tudo;
- Como saber se há excelência na qualidade nos serviços terceirizados;
- Reconhecer alta tecnologia no controle e resultados operacionais desde o time do posto de serviço até supervisão, visitas ao cliente e atuação de gestores;
Tire suas dúvidas sobre a planilha e a contratação de serviços terceirizados
Deixamos bem explicado em um “perguntas e respostas” tudo o que você precisa saber sobre a planilha para contratação de serviços terceirizados.
Posso usar a planilha de contratação de serviços terceirizados para outros segmentos?
Claro! Desenvolvemos esse checklist pensando não apenas na análise de empresas de serviços terceirizados de segurança ou portaria por exemplo, mas em qualquer outro tipo de serviço.
A exigência de certidões e a checagem de referências e reputação deve ser feita em qualquer tipo de contratação de serviços terceirizados.
É necessário fazer todo o checklist para as empresas de serviços terceirizados?
Você não precisa fazer o checklist completo, pode avaliar apenas itens mais preocupantes. Entretanto, lembre-se que quanto mais informações você tem, mais a chance de problemas futuros se reduzirem.
Na prática, como a planilha de contratação de serviços terceirizados pode ajudar?
Como o objetivo é minimizar o possível os riscos na contratação, essa ferramenta pode ajudar apresentando em níveis, as seguintes informações das empresas de serviços terceirizados avaliadas:
- conhecimento técnico e operacional;
- qualidade dos serviços apresentados;
- conhecimento e prontidão da empresa em resolver seu problema;
- transparência e confiabilidade da empresa de serviços terceirizados;
- cumprimento de obrigações legais e regularidade;
- uma análise geral de sua satisfação entre as empresas de serviços terceirizados avaliadas.
Como usar a planilha de contratação de serviços terceirizados?
Conforme a prática de mercado, a análise é feita entre três empresas de serviços terceirizados.
O preenchimento da planilha de contratação é feito por botões, que conforme a resposta, fornece avaliação de atenção, riscos e ações a serem tomadas.
- A primeira aba da planilha apresenta instruções de uso e objetivo;
- A segunda aba abre o formulário de Certidões Negativas;
- E a terceira aba avalia referências e suas impressões durante a prospecção.
Lembre-se, a ideia é diminuir (ou eliminar) os riscos na contratação de empresas de serviços terceirizados, portanto tenha atenção a outros pontos.
Dessa forma, não deixe de conferir os depoimentos no site da empresa, assim como as postagens no blog, se a abordagem dos temas tem qualidade, profundidade e responde às dúvidas com segurança.
Aba nº.2 – Certidões Negativas
Neste formulário, as células para preenchimento são apenas as azuis.
Sendo o nome de cada fornecedor e o status de entrega e de validade para cada documento em quatro níveis, que mostrará a necessidade de evidências, a reprovação direta ou aprovação do fornecedor até aquela etapa.
Caso tenha dúvidas em como analisar as certidões, sua área jurídica ou de RH (para certidões trabalhistas), podem esclarecer. Mas à priori, é imprescindível que todas sejam prontamente entregues e estejam válidas.
Aba nº.3 – Fornecedor e Referências
Já nesse outro formulário temos uma análise mais sensível acerca das referências comerciais e das impressões quanto à prospecção e visita técnica.
O preenchimento aqui também é bastante simples.
Começando com os níveis de satisfação quanto ao contato com a empresa de serviços terceirizados e a visita técnica.
Na sequência, avalie as referências comerciais de três clientes da empresa de serviços terceirizados a partir do tempo de prestação de serviços e do nível de satisfação do cliente em relação à empresa.
Mas, aqui fique atento porque podemos partir do princípio de que ninguém indica um cliente que vai falar mal, tenha atenção!
Note que as questões para a entrevista de referência são as mesmas de suas impressões no contato inicial. Isso porque, estes são os pontos de maior cuidado, se estiverem em conformidade nas suas impressões e na vivência dos clientes, é indicativo de uma parceria confiável.
Dicas para a execução de uma análise crítica final.
Perceba que a planilha de contratação de serviços terceirizados trata de um checklist claro e objetivo, focado nos itens de risco em um processo de contratação.
Contudo, é imprescindível que seu preenchimento seja feito com toda atenção possível para que a planilha tenha a sua função aproveitada.
Se achar necessário, acrescente outros itens que sejam importantes na sua análise das empresas de serviços terceirizados. Use-a sem moderação!
Previna-se da responsabilidade subsidiária do inadimplemento de obrigações trabalhistas por parte de seu prestador de serviços. Pesquise, inspecione e exija evidências.
Gostou da planilha? Quer saber mais sobre uma empresa de serviços terceirizados e como fazer boas contratações?
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